Procurement and Logistics Assistant

1. Assurer le traitement des demandes d’Achats et de Services ;
2. Superviser et/ou faciliter les achats ;
3. S’assurer de la bonne application et du respect des règles et procédures d’achat au niveau local;
4. S’assurer de la conformité des contrats d’achats ou de services avec les fournisseurs ;
5. Contrôler l’archivage des dossiers d’achats ;
6. Préparer et maintenir une liste des fournisseurs de façon régulière. Inclure les informations sur les fournisseurs (contacts et prix) dans une base de données ;
7. Assister dans l’élaboration du chronogramme d’achat en priorisant les achats selon les contraintes des projets;
8. Assurer l’interface avec le département des finances du bureau, dans les activités en rapport avec les achats liés aux projets ;
9. S’assurer du bon déroulement des livraisons des matériels/services entre les fournisseurs et les l’OIM, en formalisant les étapes de réception selon les exigences requises ;
10. Vérifier que tous les biens fournis par les vendeurs correspondent exactement aux spécifications techniques et quantitatives indiquées dans les ordres d’achats et que les prestations de service en fonction des analyses des devis signés et approuvés ;
11. Superviser la flotte du parc automobile en s’assurant que les véhicules sont bien équipés et régulièrement entretenus ;
12. Assurer l’inventaire et la mise à jour des équipements de l’OIM ;
13. Optimiser la distribution et l’utilisation du matériel en fonction des besoins des opérations ;
14. Sécuriser les matériels et équipements afin d’éviter leurs pertes ou vols ;
15. Préparer les différents rapports logistiques dans le délai requis ;
16. Assurer toute autre tâche lui confiée par la hiérarchie.