Demande d'aide pour réaliser un projet archivistique

Le processus de décentralisation au Cameroun a démarré effectivement avec la promulgation de la loi N° 96/06 du 18 janvier 1996 portant révision de la Constitution de 1972. Les lois promulguées en juillet 2004 attribuent aux communes un rôle central et leur transfèrent des compétences importantes dans l’initiation, la promotion et la coordination des actions de développement économique, social, sanitaire, éducatif, culturel et sportif de leurs collectivités. Le transfert de ces compétences interroge les collectivités territoriales décentralisées par rapport à leurs capacités de réaction et d’adaptation aux nouvelles exigences. Les responsabilités et tâches qui leur sont confiées demandent ces capacités pour pouvoir assumer effectivement le rôle de maître d’ouvrage du développement local, ceci dans le strict respect des principes de bonne gouvernance.

La bonne gouvernance obéit au souci d’assurer une adéquation entre productivité et crédibilité. Un bon gouvernement local est celui qui informe, celui qui agit de manière transparente, celui qui impulse la participation des citoyens, celui qui gère avec rigueur et assume pleinement ses responsabilités. Cela répond au souci de favoriser :

• L’efficience et l’efficacité dans le travail ;
• Le renforcement de la responsabilité ;
• La transparence dans les opérations administratives ;
• Une saine gestion des ressources publiques ;
• L’efficacité dans la lutte contre la corruption et l’impunité ;
• L’obligation de rendre compte.

Dans la panoplie des différents dispositifs liés à la bonne gouvernance, l’accès à l’information et aux archives constitue un levier important voire l’un des indicateurs de la bonne gestion des affaires publiques au niveau local.

Une bonne gestion des archives est importante à plus d’un titre :

• Garder des traces est capital pour la gestion d’une administration et pour son bon fonctionnement. Il faut pouvoir assurer la continuité de l’action administrative et informer correctement les gestionnaires, collaborateurs et usagers. La gestion des archives participe donc à la gestion des connaissances au sein de l’administration ;
• Faciliter l’accès en temps réel aux informations de qualité ;
• Les archives disposent dans certains cas d’une valeur probante. Ces documents doivent alors être conservés en vue de prouver des droits éventuels, de démontrer que des obligations ont été remplies, et de justifier les actions vis-à-vis du politique et du citoyen ;
• Les archives constituent un outil historique capital. Elles forment le patrimoine culturel et l’identité de toute administration ;
• Les archives jouent un rôle d’information du citoyen dans le cadre de la publicité de l’administration.
• Les archives permettent de sauvegarder la mémoire de toute institution.

L’Association des Archivistes Volontaires du Cameroun dans le cadre de ses missions contribue entre autre à l’évolution harmonieuse du processus de la décentralisation. Elle effectue diverses activités avec les collectivités territoriales décentralisées et met à la disposition de celles-ci des produits destinés à renforcer leurs capacités de gestion transparente, d’administration citoyenne et de délivrance des services de qualité. Dans le cadre de cet appui qui est essentiellement matériel, technique et méthodologique, et suite à l’exploitation de multiples diagnostics institutionnels communaux, la problématique d’organisation, de conservation et de gestion des archives communales en général et des archives d’état civil en particulier a été identifiée comme un axe d’intervention prioritaire pour les collectivités territoriales décentralisées.

En effet, il ressort de diverses sources, qu’il y a notamment dans nos Communes :

• Absence ou défaillance du système d’archivage ;
• Manque de personnel formé à cette tâche ;
• Méconnaissance des élus et du personnel communal des textes règlementaires et normes régissant l’archivage ;
• Absence d’appui/conseil systématisé, et manque de suivi ;
• Manque d’intérêt pour l’archivage, qui apparaît peu dans le budget communal ;
• Absence d’un service d’archives et de documentation ;
• Blocage dans l’exercice du droit à l’information du citoyen ;
• Sécurisation insuffisante de la mémoire de l’institution communale entrainant des difficultés à fournir facilement des preuves et à prendre aisément des décisions en parfaite connaissance du passé ;
• Manque de traçabilité dans le traitement des dossiers entrainant des malversations et autres dysfonctionnements contraires à la transparence et au service public de qualité.

Ce contexte qui suscite des interrogations et oriente l’esprit vers la réflexion est à l’origine du « Projet un bon archivage pour une bonne gouvernance dans les collectivités territoriales décentralisées au Cameroun ».

Compte tenu des moyens très limités dont dispose notre association professionnelle, nous sollicitons des aides financières de l’ordre de 5 000 euros pour pouvoir acheter les matériels d’archivage (boîtes d’archives, chemises à sangle, chemises cartonnées, sous-chemises, ….etc.) nécessaires à la mise en œuvre du projet au sein des Communes partenaires.

Nous demeurons disponible à mettre à disposition sur simple demande le document de présentation du projet, les coordonnées bancaires et les documents officiels de l’association, ainsi que toute autre information complémentaire.

Email : archivistesvolontaires@yahoo.fr