Un canevas de taches jurnalières

Ces tahes journalières doivent émaner d'un job description.
Je suis dans un sécretariat technique dans le quel nous réçevons beaucoup des courriers dans plusieurs domaines notament la voiries, les batiments, les routes, la constructins en général, etc...
J'effectue des visites sur terrain et beaucoup d'autres taches.
Maintenant, comment je peux de manière concrète sous forme d'un tableau par exemple ,énumérer toutes ces taches quotidiennes? Et après une semaine, les transformer en hebdomadaires?